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A medida que el mundo laboral se globaliza y aumenta la cantidad de trabajadores a distancia, las videoconferencias se han convertido en una destreza clave para todos. Estudios revelan que 40% de los trabajadores en todo el mundo utilizan videoconferencias en la actualidad, cifra que se eleva hasta un 61% en China y 60% en México. Pero llevar a cabo una videollamada exitosa requiere más que simplemente encender la cámara.

Revisa bien tu micrófono: En primer lugar, verifica la configuración. La mayoría de los programas de videoconferencias te permiten realizar pruebas para asegurarte de que el micrófono y la cámara web funcionen adecuadamente.

Prepara tu espacio: Las tomas desde un ángulo bajo no te benefician y pueden distraer a los participantes. Asegúrate también de escoger un espacio bien iluminado para que los demás participantes de la llamada te puedan ver claramente.

Mantén la concentración: Quizá puedas revisar tus correos electrónicos o trabajar un poco cuando estás en una llamada telefónica, pero el elemento visual de las videoconferencias no te da esa misma libertad. Asegúrate de estar en un lugar libre de distracciones para que no te pierdas de nada en tu videollamada.

Aunque parezca tentador mirar tu propia imagen en la pantalla durante la llamada, trata de mantener el contacto visual con la cámara, especialmente mientras estés hablando. Esto crea la ilusión de que estás mirando a los participantes directamente a los ojos. Si ves cualquier otro lugar de la pantalla, puede parecer que estás mirando a otro lado (incluso si estás concentrado en la presentación).

Participa y promueve la participación: Si estás moderando la videoconferencia, hazlo como si estuvieras en una sesión de entrenamiento en persona. Llama a los participantes por su nombre, haz preguntas para asegurarte de que estén escuchando, y siempre mira hacia la cámara.

Si aplicas los mismos principios y el mismo profesionalismo que aplicarías en una reunión en persona, tus destrezas para las videoconferencias mejorarán rápidamente.

El cerebro humano es una máquina orgánica: necesita recargar su batería, organizar los datos almacenados y darle mantenimiento a su memoria si quiere mantener un alto rendimiento de manera constante. Esta es la razón por la que muchas empresas de todo el mundo están descubriendo que, al igual que el equipamiento de sus oficinas con la tecnología más reciente, también necesitan proporcionar un entorno de trabajo proactivo adaptado a las necesidades ergonómicas de su personal si desean mejorar los niveles de eficiencia.

Para los gerentes, motivar estas tácticas de eficiencia en el lugar de trabajo involucra el análisis a fondo de la psique y la transformación de la cultura organizacional por completo.

El costo de una cultura negativa

Los días de ambientes de oficina bajo presión están llegando a su fin, a medida que las empresas se dan cuenta de que estos factores de estrés son menos motivadores de lo que alguna vez se creyó. Si bien la presión puede llevar al personal a que trabaje más a corto plazo, la salud y la satisfacción se ven afectadas drásticamente a largo plazo.

Fraternizar en el lugar de trabajo puede aumentar la lealtad

Las relaciones entre colegas, así como el cuidado y la generosidad que las acompaña, son uno de los factores determinantes de una cultura organizacional positiva. Se ha demostrado que las conexiones sociales en el lugar de trabajo reducen el número de días por enfermedad que se toman los empleados e, incluso, aumentan la retención de información y la memoria.

Las horas de descanso son igual de importantes que las horas de trabajo

No importa qué tan positivo sea el ambiente laboral, el cuerpo y la mente humanas tienen sus limitaciones. Hay estudios que han demostrado que mejora la productividad cuando los trabajadores se concentran durante 52 minutos antes de tomarse un descanso de 17 minutos, de preferencia, lejos de su pantalla. 

Para desempeñar sus funciones al máximo, los empleados necesitan un ambiente abierto y honesto en el que no se base en la presión. Necesitan sentirse lo suficientemente cómodos para innovar y tener relaciones favorables con sus colegas y el equipo gerencial. Asimismo, es necesario tomarse descansos frecuentes durante todo el día, incluso si algunos de esos lapsos se dedica a hojear periódicos o escuchar un podcast.

Las reuniones, programadas o improvisadas, pueden ser un campo minado si se realizan de manera inadecuada. Convocar a una reunión para realizar análisis en equipo con el fin de informar una actualización de la empresa o incluso una llamada para ponerlo al día rápidamente que termina tardando 45 minutos resulta muy sencillo de hacer. Sin embargo, permitir que estas reuniones abarquen todo su día puede dar la sensación de que ya no tiene tiempo suficiente para terminar su trabajo real.

Una investigación de eShare demostró que el trabajador promedio asiste a 4.4 reuniones a la semana, de las cuales más de la mitad son consideradas innecesarias, y es fácil ver por qué. Sin embargo, cuando se realizan bien las reuniones, benefician a todos en la sala.

No deben hacerse reuniones los miércoles

Tener un día completamente sin reuniones es una forma útil de hacer que las personas vuelvan a evaluar su tiempo. Reducir el tiempo disponible para reuniones en un 20 % crea un sentimiento de escasez e invita a las personas a realmente aprovecharlo en las reuniones a las que deciden asistir.

El miércoles es el día ideal para olvidarse de las reuniones, ya que le permite tener tiempo para detenerse, evaluar y planear por anticipado. Puede ocuparse de las actividades de los dos días anteriores y después planear lo que hará el jueves y el viernes, es una excelente oportunidad para reevaluar las próximas reuniones y ser desconsiderado; rechazarlas, delegarlas o asistir.

Reuniones de pie

Hacer reuniones de pie no solo reduce la cantidad de tiempo que pasará en una sala de conferencias (ya que es menos probable que la gente se instale y se sienta cómoda), sino que también pueden impulsar el entusiasmo de los trabajadores en torno a los procesos creativos en grupo y el intercambio de información, incluso reducir la tendencia de las personas a ser territoriales, según lo muestra una investigación realizada por la Universidad Washington en San Luis, en Estados Unidos.

Prepárese

Asistir a reuniones debidamente preparados (leer información relevante previamente, saber qué es lo que hay en la agenda y lo que las personas desean lograr) tiene beneficios para todos los que participan.

La preparación debe incluir un conjunto bien fundamentado de resultados deseados. Los participantes deben asistir a la reunión con su material de apoyo o cualquier información necesaria, de preferencia distribuida previamente”, comenta. Los debates prolongados sobre distintos aspectos rara vez brindan resultados fructíferos en comparación con la presentación concisa de hechos y la toma de decisiones racional.

Organice su lista de asistentes

Se ha sugerido que el número perfecto de personas que debe asistir a una reunión es entre cinco y ocho. Si asisten más personas pueden entorpecer la toma de decisiones y no habría tiempo suficiente para escuchar las ideas de todos, entre otros problemas.

Solo invite a las personas que deben asistir. Cuando crea una agenda, resulta fácil ver que hay temas claros específicos para ciertas personas, por eso solo ellos deben asistir.

Implemente reuiones de 22 minutos

Se considera que 22 minutos es como el número mágico cuando se trata de las reuiones. Nicole Steinbok, quien creó el concepto de las “juntas de 22 minutos”recomienda nueve pasos para apegarse a este periodo de tiempo y mantenerse eficientes: desde tener una agenda de objetivos establecidos hasta la prohibición de teléfonos.

¿Desea mejorar su concentración en el trabajo? Intente perfeccionar su capacidad para retener y recordar detalles importantes. Matthew Jenkin comparte cuatro estrategias sencillas pero creativas para recordar mejor lo que lee.

1. Tocar el botón de pausa

Tomarse unos minutos para descansar y pensar en lo que acaba de leer mejora el aprendizaje a futuro. Use este tiempo de reflexión para reconocer su respuesta emocional sobre lo que lee. Si se da la oportunidad de hacer eso, tiene una mayor probabilidad de que los nuevos recuerdos sean más poderosos y fáciles de recuperar. Esto sucede porque el cerebro está programado para responder a las emociones de manera rápida y eficiente, lo que permite relacionarlas con la formación de la memoria.

Simplemente dejar de hacer todo lo que está haciendo y permitir que su mente descanse por completo puede ayudarlo a retener información y concentrarse mejor. 

Las personas que toman descansos regulares, terminan siendo más productivas y creativas en su trabajo. Necesita darle tiempo a su cerebro para consolidar toda la información que está ingresando, a fin de poder verla después desde todos su ángulos.

2. Probar la técnica del repaso espaciado

El repaso espaciadoconsiste repasar información con regularidad en intervalos de tiempo establecidos, puede ser un método altamente efectivo para retener información. Es una técnica que funciona porque obliga a las personas a aprender a base de esfuerzos y, al igual que los músculos, el cerebro responde a ese estímulo al fortalecer las conexiones entre las células nerviosas. Al espaciar los intervalos, está ejercitando estas conexiones cada vez más, lo que provoca la retención prolongada del conocimiento a largo plazo.

3. Lea o escriba sobre papel

Puede sonar arcaico en la era digital, pero hacer las cosas a la antigua y leer directamente una copia en papel podría ayudarle a concentrarse y recordar mejor la información.

Naomi S Baron, profesor en lingüística, cree que la razón detrás de esto es obvia, ya que con los dispositivos digitales hay una mayor tentación de caer en distracciones, y los lectores, por lo tanto, tienen más probabilidades de perder la concentración acerca de lo que están leyendo.

4. Dibujar un mapa mental

Tomar notas puede ayudar a recordar información, aunque no es necesario escribir todo. Un mapa mental es un diagrama colorido con una imagen central que representa el problema o el concepto principal y con ramas curvas que salen de él, cada una con una palabra clave relacionada impresa sobre él. El punto clave en el éxito de la técnica es el uso de los colores, imágenes y una estructura no lineal que fomente la lluvia de ideas.

Hacer varias tareas a la vez es visto como una necesidad en el mundo moderno. La capacidad de lograr esto, incluso si es algo tan sencillo, aparentemente, como enviar correos electrónicos y hablar al mismo tiempo, se da por sentado. Sin embargo, la creencia de que realizar varias tareas a la vez significa que somos más productivos, de hecho, es un mito.

Hacer varias tareas a la vez consume 40 % más tiempo que centrarse en una sola tarea, ya que se descubrió que se toma aproximadamente 25 minutos volver a la tarea a la que dejamos de prestarle atención.

1. Monitorear y planear

Tómese unos días para monitorear cuidadosamente lo que se hace en un día promedio. Comience a planear seriamente sus días para aprovechar al máximo su tiempo. En vez de dejar que el día le de forma, dele forma a sus días”

2. Conviértase en un “oportunista de tareas”

Primero, se sugiere clasificar lo que se debe hacer en tres grupos (corto plazo, mediano plazo y largo plazo) según el tiempo que tomará completar las tareas. Una vez que sepa esto, puede optimizar su día para lograr una productividad máxima.

Encargarse de las tareas pequeñas y medianas en periodos cortos permite prestar más atención a los elementos grandes, que normalmente son los más importantes.

3. Adopte la técnica Pomodoro

Esta técnica divide las tareas en fragmentos de tiempo, normalmente de 25 minutos cada uno, con descansos intermedios. Es una técnica para la gestión de tiempo desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980

4. Sea más como un cazador

Como una extensión del famoso consejo de Mark Twain de “comerse una rana” (que recomienda iniciar el día haciendo la tarea que menos quiere hacer), Tank sugiere centrarse en solo una tarea al día, pero ponerse como objetivo finalizar esa tarea.

Todo lo que debe hacer es elegir una tarea para que sea su meta del día, aunque no le tome todo el día completarla. Escriba esa tarea en una nota adhesiva, péguela en su computadora portátil y úsela como una pauta. Mire la nota cuando su mente comience a pensar en los mensajes de texto que lo están esperando, en que debe secar su ropa o en cualquier cosa ridícula que las personas hacen cuando deberían de estar trabajando. -Lila MacLellan-

No es de extrañar que muchos trabajadores tengan problemas para gestionar su bandeja de entrada y sientan que esto afecta su capacidad de hacer su trabajo. Tener control del flujo excesivo de correos en la bandeja de entrada es importante para todos. En los siguientes puntos presentamos formas innovadoras en las que se pueden evitar las crisis de correo electrónico en 2019.

1. Etiquete los correos electrónicos en la línea de asunto

Etiqueta los correos electrónicos de una manera clara, de modo que el lector pueda priorizar mejor los mensajes que necesitan acciones inmediatas. Logra esto al iniciar la línea de asunto con alguna de las siguientes tres palabras: “<Info>” para información, “<Acción>” si el destinatario espera que se lleve a cabo una acción, y “<Comentario>” si desea que se aporten puntos de vista o comentarios.

2. Desactive las alertas de su aplicación

“Ningún correo electrónico necesita respuesta en 10 segundos”, insiste Sara Tye, fundadora y directora de gestiones de redheadPR. “Puede esperar, y una alerta en la página de inicio de su teléfono solo lo distraerá. Una vibración será aún peor. Solo abra su correo electrónico después de las juntas, escanéelos, priorícelos y archívelos”. Los psicólogos concuerdan con esto, ya que recibir actualizaciones constantes es una fuente tóxica de estrés.

3. Establezca un horario para recibir correos electrónicos

La tecnología a distancia ha transformado la forma en la que trabajamos a una gran velocidad, tanto que es difícil recordar una era más sencilla, en la que las empresas tenían un horario establecido de disponibilidad y no se esperaba que nos “conectáramos” para trabajar durante horas familiares.

4. Filtre sus mensajes

Cree una carpeta llamada ‘por leer’ y agregue cada correo electrónico que no sea importante aquí. Si es urgente e importante, es una prioridad; si no es así, entonces póngalo ahí. Cada viernes, tómese una hora para revisar estos correos. Le sorprenderá saber a cuántos no necesita responder.

5. Domine el arte de enviar correos

Un breve acrónimo (ART) es útil en la gestión de su bandeja de entrada:

Acción: “Si necesita llevar a cabo alguna acción, hágalo de inmediato o programe una cita con usted en el calendario para realizar la acción”.

Responder: “Si el remitente necesita una respuesta, no deje para después el correo electrónico. Tómese unos minutos para redactar su respuesta. Hágalo en ese momento. Ya ha destinado tiempo a leer los correos electrónicos; perderá tiempo si regresa a él más tarde y lo vuelve a leer antes de escribir una respuesta. Una vez que inició, debe terminar.

Tirar a la papelera: “Hágase amigo de la tecla ‘borrar’ y deshágase del caos innecesario”.

6. Apéguese al número 15

A veces menos es más. La primera regla general es que si tiene que desplazar su pantalla hacia abajo para leer un correo completo, este ya es demasiado largo y es posible que el lector ni se moleste en llegar al final. En muchas ocasiones puede ahorrarse un montón de tiempo y esfuerzo al condensar lo que desea en 15 palabras en la línea de asunto. Por ejemplo, “¡Envíeme un informe antes de las 16:00 de mañana!” Entonces no necesita abrir el correo, leerlo y responder.

Enviar un correo electrónico con todo lo que necesita saber en el título del mismo le ahorra tiempo, es una buena costumbre ya que lo obliga a ir directo al grano ya que actualmente se divaga mucho en la mayoría de los correos electrónicos.

El estrés es una respuesta normal a la presión física, mental o emocional, y no es solo algo en tu cabeza. También puede hacer que la presión arterial y el ritmo cardíaco aumenten. El estrés puede ser bueno de vez en cuando, pero su cuerpo necesita tomarse un tiempo para recuperarse de estos momentos, y el estrés constante o regular causa síntomas a largo plazo.

 

Prueba con ejercicios de respiración

Nuestros patrones de respiración están conectados a nuestros sentimientos y estados de ánimo, por lo que las técnicas de atención plena y meditación son útiles. Cuando estás estresado, tomas respiraciones rápidas y superficiales que restringen el diafragma (el músculo debajo de tus pulmones), lo que te hace sentirte sin aliento y ansioso. Tomar respiraciones lentas y profundas te hace sentir más relajado. Muchos neurocientíficos han confirmado este vínculo entre la respiración lenta y la relajación.

 

Estructura tu dieta

Comer alimentos ricos en fibra y carbohidratos como papas, verduras asadas y arroz, aumenta la producción de serotonina de su cuerpo para ayudarlo a relajarse. Mantenga un suministro de bocadillos saludables en el trabajo y planifique sus comidas con anticipación para evitar recurrir a alimentos cómodos. Si se siente estresado, también puede ayudar a reducir el consumo de café, ya que la cafeína aumenta su ritmo cardíaco y puede evitar que duerma.

 

Modera tu carga de trabajo

El estrés ha estado altamente vinculado a las cargas de trabajo pesadas y a nuestras vidas excesivamente conectadas, por lo que podría ser el momento de recuperar el control de su calendario.

 

Mejora tu entorno

Sus oficinas o salas de reuniones deben ser entornos de trabajo positivos. Un estudio de la Universidad de Exeter demostró que los trabajadores que tienen control sobre el diseño y la distribución de su espacio de trabajo son generalmente más felices, más saludables y hasta un 32% más productivos. Agregue un poco de vegetación relajante en forma de plantas con hojas u opte por un arte inspirador para aumentar su creatividad.

Debido a que el 53% de los profesionistas trabaja a distancia en algún momento de la semana, en el presente artículo se presentan seis formas en las que podrá dominar el arte de las conferencias telefónicas.

1. El día y la hora sí importan

La mañana es la hora del día en que somos más productivos. El científico del comportamiento Dan Ariely afirma que estamos en nuestro punto más alto de productividad entre las 9 h y las 11 h. Entre más tarde realice una junta durante el día de trabajo, su capacidad para tomar decisiones y emitir juicios será deficiente.

Además, los datos indican que incluso el día en que realiza su conferencia telefónica puede hacer una diferencia en el éxito de la misma. El martes parece ser el día ganador(5), ya que a principios de semana es lo suficientemente temprano para que le dé tiempo de tomar medidas inmediatas sobre cualquier decisión que tome.

 

2. Establezca el programa

Una forma sencilla de mantener el interés de los participantes en la llamada es que de verdad establezca el programa con anticipación para asegurarse de que se dé a conocer junto con la invitación inicial.

Los participantes deberían saber con anticipación cómo unirse a la conferencia telefónica, qué tema se analizará y cuál será su aportación durante la llamada. Si va a designar a alguien para que tome notas durante la llamada, menciónelo, así como lo que espera que haga durante y después de la conferencia.

 

3. Conocernos todos

Es posible que los participantes de la llamada estén distribuidos por todos los rincones del mundo; sin embargo, establecer relaciones entre unos y otros antes y durante la llamada podría ayudarle a disminuir cualquier incomodidad. Por supuesto, si esto no es práctico, entonces intente al menos conocer más sobre los participantes durante la llamada.

 

4. No se haga el gracioso

Cuidado, ya que el humor tiende a ser contraproducente durante una conferencia telefónica en donde no se pueden leer las señales visuales, emocionales ni el lenguaje corporal.

 

5. Menos es más

Procure que sus conferencias sean breves y concisas. Nadie otorga premios por hacer perder el tiempo de todos en una reunión maratónica.

 

6. Adoptar las videoconferencias

El video se ha convertido en un medio de comunicación cada vez más popular en nuestras vidas personales, impulsado por las redes sociales, sin embargo, muchos negocios aún se rehúsan a adoptarlo completamente en sus conferencias telefónicas.

Prefiera esta opción, ya que las conferencias de video mejoran significativamente la calidad de la comunicación.