Las reuniones, programadas o improvisadas, pueden ser un campo minado si se realizan de manera inadecuada. Convocar a una reunión para realizar análisis en equipo con el fin de informar una actualización de la empresa o incluso una llamada para ponerlo al día rápidamente que termina tardando 45 minutos resulta muy sencillo de hacer. Sin embargo, permitir que estas reuniones abarquen todo su día puede dar la sensación de que ya no tiene tiempo suficiente para terminar su trabajo real.
Una investigación de eShare demostró que el trabajador promedio asiste a 4.4 reuniones a la semana, de las cuales más de la mitad son consideradas innecesarias, y es fácil ver por qué. Sin embargo, cuando se realizan bien las reuniones, benefician a todos en la sala.
No deben hacerse reuniones los miércoles
Tener un día completamente sin reuniones es una forma útil de hacer que las personas vuelvan a evaluar su tiempo. Reducir el tiempo disponible para reuniones en un 20 % crea un sentimiento de escasez e invita a las personas a realmente aprovecharlo en las reuniones a las que deciden asistir.
El miércoles es el día ideal para olvidarse de las reuniones, ya que le permite tener tiempo para detenerse, evaluar y planear por anticipado. Puede ocuparse de las actividades de los dos días anteriores y después planear lo que hará el jueves y el viernes, es una excelente oportunidad para reevaluar las próximas reuniones y ser desconsiderado; rechazarlas, delegarlas o asistir.
Reuniones de pie
Hacer reuniones de pie no solo reduce la cantidad de tiempo que pasará en una sala de conferencias (ya que es menos probable que la gente se instale y se sienta cómoda), sino que también pueden impulsar el entusiasmo de los trabajadores en torno a los procesos creativos en grupo y el intercambio de información, incluso reducir la tendencia de las personas a ser territoriales, según lo muestra una investigación realizada por la Universidad Washington en San Luis, en Estados Unidos.
Prepárese
Asistir a reuniones debidamente preparados (leer información relevante previamente, saber qué es lo que hay en la agenda y lo que las personas desean lograr) tiene beneficios para todos los que participan.
La preparación debe incluir un conjunto bien fundamentado de resultados deseados. Los participantes deben asistir a la reunión con su material de apoyo o cualquier información necesaria, de preferencia distribuida previamente”, comenta. Los debates prolongados sobre distintos aspectos rara vez brindan resultados fructíferos en comparación con la presentación concisa de hechos y la toma de decisiones racional.
Organice su lista de asistentes
Se ha sugerido que el número perfecto de personas que debe asistir a una reunión es entre cinco y ocho. Si asisten más personas pueden entorpecer la toma de decisiones y no habría tiempo suficiente para escuchar las ideas de todos, entre otros problemas.
Solo invite a las personas que deben asistir. Cuando crea una agenda, resulta fácil ver que hay temas claros específicos para ciertas personas, por eso solo ellos deben asistir.
Implemente reuiones de 22 minutos
Se considera que 22 minutos es como el número mágico cuando se trata de las reuiones. Nicole Steinbok, quien creó el concepto de las “juntas de 22 minutos”recomienda nueve pasos para apegarse a este periodo de tiempo y mantenerse eficientes: desde tener una agenda de objetivos establecidos hasta la prohibición de teléfonos.