Dosis de Sabiduría

Hacer varias tareas a la vez es visto como una necesidad en el mundo moderno. La capacidad de lograr esto, incluso si es algo tan sencillo, aparentemente, como enviar correos electrónicos y hablar al mismo tiempo, se da por sentado. Sin embargo, la creencia de que realizar varias tareas a la vez significa que somos más productivos, de hecho, es un mito.

Hacer varias tareas a la vez consume 40 % más tiempo que centrarse en una sola tarea, ya que se descubrió que se toma aproximadamente 25 minutos volver a la tarea a la que dejamos de prestarle atención.

1. Monitorear y planear

Tómese unos días para monitorear cuidadosamente lo que se hace en un día promedio. Comience a planear seriamente sus días para aprovechar al máximo su tiempo. En vez de dejar que el día le de forma, dele forma a sus días”

2. Conviértase en un “oportunista de tareas”

Primero, se sugiere clasificar lo que se debe hacer en tres grupos (corto plazo, mediano plazo y largo plazo) según el tiempo que tomará completar las tareas. Una vez que sepa esto, puede optimizar su día para lograr una productividad máxima.

Encargarse de las tareas pequeñas y medianas en periodos cortos permite prestar más atención a los elementos grandes, que normalmente son los más importantes.

3. Adopte la técnica Pomodoro

Esta técnica divide las tareas en fragmentos de tiempo, normalmente de 25 minutos cada uno, con descansos intermedios. Es una técnica para la gestión de tiempo desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980

4. Sea más como un cazador

Como una extensión del famoso consejo de Mark Twain de “comerse una rana” (que recomienda iniciar el día haciendo la tarea que menos quiere hacer), Tank sugiere centrarse en solo una tarea al día, pero ponerse como objetivo finalizar esa tarea.

Todo lo que debe hacer es elegir una tarea para que sea su meta del día, aunque no le tome todo el día completarla. Escriba esa tarea en una nota adhesiva, péguela en su computadora portátil y úsela como una pauta. Mire la nota cuando su mente comience a pensar en los mensajes de texto que lo están esperando, en que debe secar su ropa o en cualquier cosa ridícula que las personas hacen cuando deberían de estar trabajando. -Lila MacLellan-

No es de extrañar que muchos trabajadores tengan problemas para gestionar su bandeja de entrada y sientan que esto afecta su capacidad de hacer su trabajo. Tener control del flujo excesivo de correos en la bandeja de entrada es importante para todos. En los siguientes puntos presentamos formas innovadoras en las que se pueden evitar las crisis de correo electrónico en 2019.

1. Etiquete los correos electrónicos en la línea de asunto

Etiqueta los correos electrónicos de una manera clara, de modo que el lector pueda priorizar mejor los mensajes que necesitan acciones inmediatas. Logra esto al iniciar la línea de asunto con alguna de las siguientes tres palabras: “<Info>” para información, “<Acción>” si el destinatario espera que se lleve a cabo una acción, y “<Comentario>” si desea que se aporten puntos de vista o comentarios.

2. Desactive las alertas de su aplicación

“Ningún correo electrónico necesita respuesta en 10 segundos”, insiste Sara Tye, fundadora y directora de gestiones de redheadPR. “Puede esperar, y una alerta en la página de inicio de su teléfono solo lo distraerá. Una vibración será aún peor. Solo abra su correo electrónico después de las juntas, escanéelos, priorícelos y archívelos”. Los psicólogos concuerdan con esto, ya que recibir actualizaciones constantes es una fuente tóxica de estrés.

3. Establezca un horario para recibir correos electrónicos

La tecnología a distancia ha transformado la forma en la que trabajamos a una gran velocidad, tanto que es difícil recordar una era más sencilla, en la que las empresas tenían un horario establecido de disponibilidad y no se esperaba que nos “conectáramos” para trabajar durante horas familiares.

4. Filtre sus mensajes

Cree una carpeta llamada ‘por leer’ y agregue cada correo electrónico que no sea importante aquí. Si es urgente e importante, es una prioridad; si no es así, entonces póngalo ahí. Cada viernes, tómese una hora para revisar estos correos. Le sorprenderá saber a cuántos no necesita responder.

5. Domine el arte de enviar correos

Un breve acrónimo (ART) es útil en la gestión de su bandeja de entrada:

Acción: “Si necesita llevar a cabo alguna acción, hágalo de inmediato o programe una cita con usted en el calendario para realizar la acción”.

Responder: “Si el remitente necesita una respuesta, no deje para después el correo electrónico. Tómese unos minutos para redactar su respuesta. Hágalo en ese momento. Ya ha destinado tiempo a leer los correos electrónicos; perderá tiempo si regresa a él más tarde y lo vuelve a leer antes de escribir una respuesta. Una vez que inició, debe terminar.

Tirar a la papelera: “Hágase amigo de la tecla ‘borrar’ y deshágase del caos innecesario”.

6. Apéguese al número 15

A veces menos es más. La primera regla general es que si tiene que desplazar su pantalla hacia abajo para leer un correo completo, este ya es demasiado largo y es posible que el lector ni se moleste en llegar al final. En muchas ocasiones puede ahorrarse un montón de tiempo y esfuerzo al condensar lo que desea en 15 palabras en la línea de asunto. Por ejemplo, “¡Envíeme un informe antes de las 16:00 de mañana!” Entonces no necesita abrir el correo, leerlo y responder.

Enviar un correo electrónico con todo lo que necesita saber en el título del mismo le ahorra tiempo, es una buena costumbre ya que lo obliga a ir directo al grano ya que actualmente se divaga mucho en la mayoría de los correos electrónicos.

El estrés es una respuesta normal a la presión física, mental o emocional, y no es solo algo en tu cabeza. También puede hacer que la presión arterial y el ritmo cardíaco aumenten. El estrés puede ser bueno de vez en cuando, pero su cuerpo necesita tomarse un tiempo para recuperarse de estos momentos, y el estrés constante o regular causa síntomas a largo plazo.

 

Prueba con ejercicios de respiración

Nuestros patrones de respiración están conectados a nuestros sentimientos y estados de ánimo, por lo que las técnicas de atención plena y meditación son útiles. Cuando estás estresado, tomas respiraciones rápidas y superficiales que restringen el diafragma (el músculo debajo de tus pulmones), lo que te hace sentirte sin aliento y ansioso. Tomar respiraciones lentas y profundas te hace sentir más relajado. Muchos neurocientíficos han confirmado este vínculo entre la respiración lenta y la relajación.

 

Estructura tu dieta

Comer alimentos ricos en fibra y carbohidratos como papas, verduras asadas y arroz, aumenta la producción de serotonina de su cuerpo para ayudarlo a relajarse. Mantenga un suministro de bocadillos saludables en el trabajo y planifique sus comidas con anticipación para evitar recurrir a alimentos cómodos. Si se siente estresado, también puede ayudar a reducir el consumo de café, ya que la cafeína aumenta su ritmo cardíaco y puede evitar que duerma.

 

Modera tu carga de trabajo

El estrés ha estado altamente vinculado a las cargas de trabajo pesadas y a nuestras vidas excesivamente conectadas, por lo que podría ser el momento de recuperar el control de su calendario.

 

Mejora tu entorno

Sus oficinas o salas de reuniones deben ser entornos de trabajo positivos. Un estudio de la Universidad de Exeter demostró que los trabajadores que tienen control sobre el diseño y la distribución de su espacio de trabajo son generalmente más felices, más saludables y hasta un 32% más productivos. Agregue un poco de vegetación relajante en forma de plantas con hojas u opte por un arte inspirador para aumentar su creatividad.

Debido a que el 53% de los profesionistas trabaja a distancia en algún momento de la semana, en el presente artículo se presentan seis formas en las que podrá dominar el arte de las conferencias telefónicas.

1. El día y la hora sí importan

La mañana es la hora del día en que somos más productivos. El científico del comportamiento Dan Ariely afirma que estamos en nuestro punto más alto de productividad entre las 9 h y las 11 h. Entre más tarde realice una junta durante el día de trabajo, su capacidad para tomar decisiones y emitir juicios será deficiente.

Además, los datos indican que incluso el día en que realiza su conferencia telefónica puede hacer una diferencia en el éxito de la misma. El martes parece ser el día ganador(5), ya que a principios de semana es lo suficientemente temprano para que le dé tiempo de tomar medidas inmediatas sobre cualquier decisión que tome.

 

2. Establezca el programa

Una forma sencilla de mantener el interés de los participantes en la llamada es que de verdad establezca el programa con anticipación para asegurarse de que se dé a conocer junto con la invitación inicial.

Los participantes deberían saber con anticipación cómo unirse a la conferencia telefónica, qué tema se analizará y cuál será su aportación durante la llamada. Si va a designar a alguien para que tome notas durante la llamada, menciónelo, así como lo que espera que haga durante y después de la conferencia.

 

3. Conocernos todos

Es posible que los participantes de la llamada estén distribuidos por todos los rincones del mundo; sin embargo, establecer relaciones entre unos y otros antes y durante la llamada podría ayudarle a disminuir cualquier incomodidad. Por supuesto, si esto no es práctico, entonces intente al menos conocer más sobre los participantes durante la llamada.

 

4. No se haga el gracioso

Cuidado, ya que el humor tiende a ser contraproducente durante una conferencia telefónica en donde no se pueden leer las señales visuales, emocionales ni el lenguaje corporal.

 

5. Menos es más

Procure que sus conferencias sean breves y concisas. Nadie otorga premios por hacer perder el tiempo de todos en una reunión maratónica.

 

6. Adoptar las videoconferencias

El video se ha convertido en un medio de comunicación cada vez más popular en nuestras vidas personales, impulsado por las redes sociales, sin embargo, muchos negocios aún se rehúsan a adoptarlo completamente en sus conferencias telefónicas.

Prefiera esta opción, ya que las conferencias de video mejoran significativamente la calidad de la comunicación.

Estudios recientes han demostrado que incluir ejercicios de mindfulness en la rutina diaria detiene la producción de la hormona cortisona y reduce las sensaciones de ansiedad y fatiga. Por lo tanto, probar algunas de estas técnicas durante el día puede ayudar a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

1. Meditar por un minuto

Cierra los ojos, y respira profunda y lentamente. Concéntrate en el movimiento de tu pecho e intenta no pensar en más nada. Si cualquier pensamiento cruza tu mente, reconoce que está ahí pero no le hagas caso y vuelve a concentrarte en tu respiración.

2. Escuchar atentamente

Es fácil perder la concentración durante una conversación. En lugar de formular una respuesta mientras tu colega está hablando, vacía tu mente y escucha con atención lo que están diciendo. Intenta no pensar en las cosas que tienes por hacer, los planes para la noche o conversaciones pasadas. Concéntrate en el momento actual. Además de ayudarte a recabar más información, esto también te puede ayudar a mejorar las relaciones en el trabajo.

3. El juego de la observación

Escoge cualquier objeto cercano (un lápiz, el ratón de la computadora o incluso tu corbata) y concéntrate en él durante un minuto. Finge que lo estás viendo por primera vez. Mira con atención su forma, su textura y su estructura. Esto te puede ayudar a vaciar la mente y conectarte con los objetos que te rodean en tu día a día.

4. Permanecer en el momento

Escoge algo que uses a menudo, como el hervidor de la oficina, y úsalo como punto focal durante un momento de mindfulness. Piensa en cómo se siente al tacto, cómo funciona y para qué lo usas. Por ejemplo, considera lo fantástico que es que un hervidor pueda hervir agua en cuestión de minutos y lo afortunado que eres por tener acceso a agua potable y electricidad.

5. Tomar un descanso rodeado por naturaleza

Para esto, deberás levantarte del escritorio, pero te hará sentir mejor. Cuando sea la hora del café o del almuerzo, pasea por un parque o un área verde cercana. Si es posible, deja el teléfono y demás dispositivos electrónicos en la oficina y usa este tiempo para concentrarte y escuchar la naturaleza que te rodea. Este es un ejercicio saludable para el cuerpo y la mente, y además te beneficiarás del movimiento físico y la oportunidad de respirar aire fresco.

La conexión social debe considerarse una necesidad básica del ser humano, como comer o dormir, ya que ser privado de ella puede tener un impacto negativo en el estado de ánimo, la mentalidad y el rendimiento.

 

Muestre su cara

No se debe subestimar la importancia de la conversación cara a cara en el lugar de trabajo. Investigaciones muestran que dejar de tener charlas regulares con otras personas puede tener un impacto negativo, no solo en nuestra salud y felicidad, sino también en nuestra productividad.

La mejora en nuestra calidad de vida que proviene del tiempo invertido cara a cara con otras personas no es igual cuando pasamos tiempo interactuando con otros en línea.

 

Utilice su voz

El tono de voz le da dimensión y emoción a las palabras, además de ofrecer pistas como la forma en la que alguien podría sentirse con respecto a la conversación. Los mensajes de texto y los correos electrónicos son solo palabras escritas que están abiertas a la interpretación del receptor, sin el beneficio del tono de voz o el lenguaje corporal.

 

Convoque videociferencias

Ver la cara de alguien puede hacer la diferencia entre una interacción exitosa y una que no logra avanzar. Una investigación muestra que una solicitud hecha cara a cara es 34 veces más exitosa que una hecha por correo electrónico. La buena noticia es que la comunicación ‘cara a cara’ en estos días y en esta era puede realizarse fácilmente a través de Skype y otras herramientas de videoconferencias. A diferencia del correo electrónico, o incluso de hablar por teléfono, el video le permite ver el lenguaje corporal de alguien, lo que le ofrece valiosas pistas visuales que pueden ayudarle a contextualizar la conversación.

 

Derribe las barreras culturales

Es terriblemente fácil juzgar mal el tono o la urgencia en los mensajes. Incluso la formalidad en los saludos, ya sea usar un ‘Hola’, ‘¡Ey!’ o nada en absoluto para dirigirse a alguien, puede interpretarse de manera diferente dependiendo del receptor. Si a esto se agrega la posibilidad de que existan barreras lingüísticas o diferencias culturales, el mensaje puede volverse incluso menos claro.

 

Uno de los principales ingredientes para que funcione un plan de desarrollo personal es generar una sensación de confianza. Esto significa encontrar regularmente tiempo para el personal. Pero también podría significar encontrar dinero. El acceso a las finanzas, equipos o a capacitación profesional externo podría ser necesario. Tal como lo advierte HSBC, “Si subestima los recursos requeridos, corre el riesgo de llevar al fracaso a los empleados y dañar la moral, la productividad y la confianza de los mismos”.

Con qué frecuencia se deben revisar los planes de desarrollo es una pregunta contenciosa. Revisar de forma periódica puede sofocar al personal. Revisar escasamente podría hacer que se desvíen mucho del plan. HSBC recomienda que los planes de desarrollo personal para las nuevas contrataciones se lleven a cabo mensualmente durante los primeros tres meses y, posteriormente, se pueden cambiar de forma semestral. Para los empleados más establecidos, los planes deben revisarse al menos dos veces al año.

Scontrino-Powell, una práctica psicológica organizacional de los EE. UU., recomienda establecer metas específicas con fechas de entrega difíciles de lograr. Los planes podrían revisarse de forma semestral con reuniones individuales con el jefe. Las metas a largo plazo se pueden reducir a términos más cortos y se pueden comprobar regularmente. Fortalecer las habilidades de razonamiento creativas, por ejemplo, podría involucrar la asistencia a una conferencia y escribir un resumen de una página de los principales productos en exhibición y qué los hizo tan especiales.

Si los empleados no logran sus objetivos, es momento de considerar un cambio de curso. Nuevamente, es importante que los empleados sientan el control. Ofrecer la oportunidad de proporcionar un formulario de autoevaluación les brinda un medio en el cual pueden sugerir cómo pueden, junto con el proceso, mejorar.

Por otro lado, nadie desea sentirse señalado. Por lo tanto, es importante que los planes de desarrollo sean aplicados ampliamente en una organización, incluso el jefe. Las trampas en las que pueden caer los gerentes incluyen la falta de reconocimiento de sus propias debilidades, una tendencia hacia la microgestión y la habilidad de escuchar consejos.

También es posible que no sean capaces de brindar motivación. Usar una consultora externa para realizar una revisión 360, donde el personal califica a su jefe, podría ser el inicio del proceso de planeación. El revisor podría ayudar al gerente a diseñar un plan de desarrollo personal que afronte las inquietudes del personal. Los programas de asesoría inversa podrían ser un factor para la estrategia de crecimiento del jefe. Crucialmente, es importante establecer que los gerentes tengan las habilidades apropiadas para llevar a cabo planes de desarrollo personal. Y aprender cómo se realiza uno podría incluso formar parte de su propio plan.

Según Paul Rulkens, el autor de the Power of Preeminence, asegura que “El alto rendimiento empieza por una mentalidad que se traduce en las cosas que haces”. Y es que, como todo, la productividad personal es algo que se puede entrenar a través del establecimiento de rutinas y hábitos concretos. A continuación, 8 de los hábitos que siguen las personas productivas.

1- Organizar la jornada

Antes de acostarte, o bien al levantarte por la mañana, planifícate el día. Piensa en todas las cosas que debes hacer. Contempla algo de tiempo libre ya que, durante la jornada, siempre te pueden aparecer imprevistos que interrumpen tu actividad o cortan el ritmo de trabajo. Si te haces una planificación muy rígida estos contratiempos pueden causarte ansiedad. Tener un horario demasiado minado puede acabar por reducir la productividad.

2- Priorizar

No dejes que lo no importante domine tu jornada ya que, si no, nunca encontrarás el tiempo para hacer las tareas que son realmente importantes.

3- Decirle no a la multitarea

Focalízate en cada una de las tareas que haces, cuando empieces una tarea acábala. No trates de hacer varias cosas al mismo tiempo, el cerebro tarda un tiempo para focalizarse en algo y si intentas hacer varias cosas a la vez lo que consigues es perderte entre todas ellas.

4- Tener metas definidas

Ten un fin en mente, piensa que las cosas importantes tienen dos fases, la de planificación y la de ejecución. Sin una meta seguida de una planificación no se puede ejecutar nada. Por ejemplo, cuando se construye una casa primero se tiene la meta de construir la casa, después se planifica con los planos y al final se ejecuta con la construcción. Lo mismo ocurre con los objetivos, tanto personales como laborales, ponerse metas ayuda a planificarse y no hay ejecución eficaz sin planificación previa.

5- Aceptar los errores y fracasos

Acepta tus errores y fracasos lo más rápido posible, no te bloquees ante ellos, acéptalos, asúmelos y aprende de los mismos.

6- Delega eficientemente

Es importante que trabajes con un equipo multidisciplinar donde prime el compañerismo y la búsqueda de la excelencia. Encuentra el equilibrio entre querer hacer las cosas bien y darte cuenta de que no llegas a todo. Será el momento de delegar a otros compañeros que puedan ayudarte y enriquecer todavía más tus proyectos.

7- No acumular pendientes

No dejes que los mismos pendientes te vayan persiguiendo día tras día. Abórdalos, decide cuáles vas a hacer y cuáles no, seguro que algunos no son necesarios, o bien, son delegables. A continuación, retoma aquellos que te han seguido quedando pendientes y bloquea un tiempo para llevarlos a cabo, sin poner excusas y sin posponer. Preferiblemente, abórdalos a primera hora de la mañana.

8- Hacer deporte

El ejercicio físico es una parte esencial para tener un equilibrio emocional, al hacer deporte segregamos endorfinas, también conocidas como “hormonas de la felicidad” lo que vincula estrechamente el hábito de hacer deporte con el bienestar, tanto personal como laboral. Además, fortalece la voluntad y la autogestión, hábitos que son útiles para la consecución de cualquier tarea.

Los que practican la venta consultiva, siempre preguntan a su cliente potencial por sus necesidades. Cuando preguntan, siempre escuchan activamente. Si escuchan activamente, siempre entienden cuáles son sus prioridades. Si las entienden, siempre transforman las características de su producto/servicio en claros beneficios para él. Y siempre conectan con el corazón del cliente. Pero si no lo logran, siempre preguntan por qué. Lo contrario es informar, nunca vender.

Los que practican la venta consultiva, siempre preguntan a su cliente potencial por sus necesidades. Cuando preguntan, siempre escuchan activamente. Si escuchan activamente, siempre entienden cuáles son sus prioridades. Si las entienden, siempre transforman las características de su producto/servicio en claros beneficios para él. Y siempre conectan con el corazón del cliente. Pero si no lo logran, siempre preguntan por qué. Lo contrario es informar, nunca vender.